[Si no lo has hecho, te invito a leer también el artículo anterior: Mantenimiento de un proyecto informático]

Dentro de la gestión de un proyecto informático es fundamental disponer de una buena documentación tanto de las necesidades planteadas por el cliente, como de las funcionalidades necesarias a desarrollar para llegar a cubrir las necesidades planteadas.

Necesitaremos solicitar a nuestro cliente la información relativa a todo el proyecto, principalmente:

  • Razón y oportunidad del proyecto (quién es el cliente, el por qué del proyecto, …).
  • Situación actual (¿existe algún proyecto en funcionamiento que se deba sustituir o ampliar?, ¿cual es la infraestructura interna y externa del cliente?, etc…).
  • Objetivos (los objetivos principales del proyecto).
  • Alcance (¿quién usará en nuevo proyecto?, ¿qué necesidades a cubrir tiene cada usuario del proyecto?, etc…).
  • Beneficios (¿en qué ayudará a nuestro cliente el nuevo proyecto?, ¿cómo mejorará el flujo de información interno y externo del cliente?, etc…).
  • Visión general del nuevo proyecto (definir: usuarios, arquitectura técnica, funciones del sistema, seguridad, interface, etc…).
  • Análisis de impacto (¿qué curva de aprendizaje es necesaria para los usuarios?, ¿habrá que incorporar nuevo hardware al sistema informático del cliente?, etc…).

Normalmente, toda esta información detallada se recoge en un informe de definición de proyecto, como el que adjunto: Sistema de Movilidad de Ventas.

En muchas ocasiones nos encontraremos en la situación de que el propio cliente no tiene claros todos los apartados del informe de definición y/o la necesidad del mismo, por lo que será recomendable ayudar en este sentido al cliente en la elaboración del mismo, ya que, de éste dependerá la valoración y cuantificación de nuestro trabajo.

Una vez que el cliente nos entrega el informe de definición de proyecto, es cuando empieza realmente nuestro trabajo, a priori puede parecer una tarea muy sencilla, pero una vez que empezamos a desglosar todas y cada una de las necesidades expuestas por el cliente, somos conscientes de cuales serán las nuestras.

En base a la información facilitada, tanto escrita, como la obtenida de las reuniones previas con el cliente, confeccionaremos nuestro informe de calificación de proyecto, que deberemos entregar en tiempo y forma pre-establecidos.

En el documento que deberemos crear, reflejaremos al detalle los siguientes aspectos tanto del proyecto como de nuestro trabajo:

  • Definición general del proyecto (finalidad, plazos establecidos, cliclo de vida, etc…).
  • Estructura del proyecto y descomposición en actividades (secuenciación y descomposición del proyecto en actividades).
  • Estimación de esfuerzo (cuántas horas serán necesarias para completar cada actividad del proyecto).
  • Planificación temporal del proyecto (calendario de desarrollo, equipo, precedencia de actividades, planificación, … ).
  • Presupuesto del proyecto (primera valoración económica).
  • Hoja resumen del proyecto (detalle de plazos, recursos humanos, …).
  • Mantenimiento del sistema desarrollado (previsión del tipo de mantenimiento, es una de las partes más importantes).

Es muy recomendable contar con la colaboración del cliente en todo el proceso de elaboración y cálculo de este informe con el fin optimizar tiempos y plazos de respuesta por su parte, la idea sería que el propio cliente forme parte activa del proyecto, aunque en la mayoría de los casos, será necesario programar una o varias reuniones con el cliente para revisar las necesidades, tecnología a emplear, etc.

El informe de calificación correspondiente al informe de definición anterior, tras una revisión de ampliación del proyecto, por parte de nuestro cliente, sería el siguiente: Informe de calificación SMV.

Nota: en el informe de calificación adjunto, he marcado de color rojo el texto que he añadido después de una primera revisión por parte del cliente.

Finalmente el cliente deberá aprobar nuestro informe de calificación para dar inicio, en los plazos y forma pre-establecidos, al proyecto a desarrollar.

Conclusión.

Por desgracia, en la mayoría de los proyectos informáticos actuales no se tienen en cuenta todos estos aspectos, así como la necesidad de reflejar por escrito toda la documentación relativa al proyecto a desarrollar, lo que influirá directamente en la calidad y presupuesto final del mismo.

(Fuente: Pablo Sánchez. Trabajo práctico final: Gestión y Organización de Proyectos Informáticos. ISIG y Empresariales.)
Pablo Sánchez

Acerca Pablo Sánchez

Director de HopeMedia. Ciclista extremo, jugador de ping-pong, experto en compras familiares y padrazo.

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